Rankaian proses pada manajemen proyek
Proyek TI adalah usaha dalam jangka
waktu tertentu untuk menciptakan sebuah produk, jasa seperti mengganti server
lama, mengembangkan situs e-commerce, penggabungan database, dan lain-lain.
Sebuah proyek di
batasi oleh tiga faktor, yaitu waktu, biaya, dan ruang lingkup. Untuk proyek
yang sukses, ketiga faktor itu harus berada dalam keseimbangan. Jika tidak
seimbang, bearti proyek tersebut sedang menuju bencana. Semua proyek, TI atau
bukan, bergerak melalui lima fase dalam siklus hidup manajemen proyek, yaitu : Setiap
fase berisi proses yang menggerakkan proyek dari ide untuk implementasi
- inisiasi;
- perencanaan dan desain;
- pelaksanaan dan konstruksi;
- pemantauan dan sistem pengendalian;
- penyelesaian.
1.Tahap Inisiasi
Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan
proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini,
permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan
solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi
kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan
terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan
permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek
akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk.
2. Tahap Perencanaan dan Desain
Ketika ruang
lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek
mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun
secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek
berlangsung. Organisasi
proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan
proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak
dan tanggungjawab manajer proyek adalah dapat menetapkan :
- Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat.
- Proyek selesai sesuai budget
- Proyek memenuhi sasaran kualitas.
- Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.
3. Tahap
Eksekusi (Pelaksanaan proyek dan/atau Konstruksi)
Dengan definisi proyek yang jelas dan
terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau
pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara
fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project splan
akan dieksekusi.
4. Tahap
Pemantaun dan sistem Pengendalian
Sementara
kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan
guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir
proyek.
5. Tahap
Penutupan
Tahap ini
merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek
(deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan,
kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan
kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai
dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan
post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan
mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung
sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang.
Setiap
fase berisi proses yang menggerakkan proyek dari ide untuk implementasi
0 comments: